Căutăm noi colegi!
Asistent administrativ

Part-time sau full-time, în birou, locație: Timișoara

Cerințe Must Have: 

                     Gestionează calendarul de birou pentru întreagă echipa - de pus deadline-uri in calendar, întâlniri pentru membrii echipei, perioade de concedii de odihna, medical pentru echipa, evenimente etc.
                     Știe sa lucreze cu email (outlook) si calendar
                    
Este organizat si disciplinat
                     Scanează toate documentele importante / originale din firma pentru a construi o arhiva digitală pentru companie, redenumește documente, salvează in ordine logica astfel încât documente să poată fi găsite rapid si cu ușurință de echipă
                     Organizează arhiva fizice, într-o ordine logică si structurată,
                     Ține evidența și pune comenzi, discută / găsește furnizori pentru necesarul din cele doua birouri - papetărie, cafea, apa, ceai, comenzi mâncare când e cazul pentru toată echipa, furnizor curățenie, imprimanta etc.
                     Face depuneri la banca
                     Gestionează curierii
                     Se ocupă ca fiecare membru al echipei să aibă chei de acces
                     Merge la instituții pentru ridicări / depuneri / reînnoiri documente
                     Organizează dosarele de personal, programează și se asigură ca toți au protecția muncii
                     Se ocupă de comenzi si ridicare ștampile
                     Duce documente la arhivă si la contabilitate
                     Gestionează partea administrativă a Casei Maria (pensiune city Apartments) - supervizare sistem de rezervări, facturi, supervizare doamna de la curățenie, gestionare persoane cazate cu orice probleme apar, aprovizionare cu toate cele necesare - hârtie igienică, servetele, gestionare si organizare săli de conferințe / traininguri
                     Colectează acte / facturi fizice si aducerea la birou
                     Respectă termenele limită in relație cu contabilitatea, instituții
                     Se ocupă de citirea si transmiterea contoarelor
                     Comanda bonuri de masa in funcție de sistemul de pontaj
                     Este intraprenor in rezolvarea situațiilor si raportează la sfârșitul zilei lucrurile gestionate
                     Vorbeste limba engleza si nu are o problema in a purta conversații cu persoanele cazate la Casa Maria daca sunt cetățeni străini
                     Se asigura ca birourile sunt curate / ordonate - cheamă serviciul de curățenie etc.
                     Va ajunge sa gestioneze si agendele persoanelor din conducere si sa facă si taskuri personale
                     Gestionează partea de cadouri pentru clienți si livrarea lor la aceștia, atunci când este cazul
                     Se ocupă de primirea, sortarea și distribuirea corespondenței, inclusiv emailuri și poștă tradițională.
                     Răspunde la telefon, redirecționarea apelurilor către persoanele potrivite și gestionarea mesajelor.
                     Acordă asistență administrativă pentru membrii echipei, inclusiv managementul, precum pregătirea rapoartelor, redactarea corespondenței și realizarea prezentărilor.
                     Planifică și rezervă călătoriile de business pentru echipă, inclusiv zboruri, cazare și transport (când e cazul)
                     Acordă asistență în procesele financiare, cum ar fi facturare, procesarea cheltuielilor
                     Ajută în organizarea evenimentelor de firmă, inclusiv aranjamente logistice și coordonare cu furnizorii
                     Gestionează recepția și asigură o primire profesionale a vizitatorilor
                     Asigură confidențialitatea informațiilor și documentelor sensibile și respectă procedurile de securitate. 

Nice to Have: 

                     Cunoști o limbă străină suplimentară
                     Ai deja experiență in partea administrativă din industria turismului
                    
Ești familiar cu software-uri specifice industriei turismului
                     Ai cunoștințe de bază de in gestionarea facturilor, urmărirea scadentelor, partea de contabilitate de baza / intern
                     Ai permis de conducere 

Ce oferim: 

                     Salariu fix
                     Bonuri de masa
                     Bonus calculat lunar, în funcție de indicatorii de calitate stabiliți la nivelul echipei de vânzări
                     Telefon, laptop, birou si toata baza materiala necesara pentru desfășurarea activității in cel mai bun mod 

Procesul de Aplicare: 

Trimite-ne CV-ul tău la adresa de e-mail: narcisa.toderas-alexa@ultramarintm.ro, până la data de 15 martie 2024. Procesul nostru de selecție include interviuri telefonice, fizic și o sesiune de testare a competențelor tale de gestionare administrativa.